archiwum dokumentów

Jak archiwizować dokumenty?

Posted on Posted in Sprawy firmowe

Każda organizacja – niezależnie państwowa czy prywatna, jest prawnie zobligowana do właściwej archiwizacji dokumentów powstałych w toku jej działalności. Archiwizację można wykonać „własnymi siłami” lub zlecić specjalnej firmie działającej w tym zakresie.

Jak oznaczać kategorie archiwalne dokumentacji?

Archiwizacja dokumentów rozpoczyna się od sklasyfikowania ich pod względem przedmiotu, a także kategorii archiwalnej do jakiej należą. Wyróżniamy dwie główne kategorie archiwalne dokumentacji: „A” i „B”. Dokumenty kategorii „A” stanowią materiały archiwalne. Natomiast dokumenty kategorii „B” to tzw. dokumentacja operacyjna, niearchiwalna, a zatem podlegająca zniszczeniu. W obrębie kategorii „B” funkcjonują róże podkategorie. Tak też symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie określonego regulacjami prawnymi okresu podlega brakowaniu i zniszczeniu.

Okres przechowywania należy wyznaczyć, począwszy od 1 stycznia roku następującego po roku jej wytworzenia. Wtedy to informacje w nich zawarte tracą na znaczeniu zarówno dla organizacji, jak i organów kontrolnych. Natomiast symbol „Bc” odnosi się do dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które stają się bezużyteczne zaraz po wykorzystaniu i mogą zostać zniszczone. Ważniejsze dokumenty operacyjne oznacza się symbolem „BE”. Po upływie okresu przechowywania należy podać je ocenie ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji i uznać je za dokumenty kategorii „A”.

Archiwizacja dokumentów – jakie są główne działania, które należy podjąć?

Istnieją trzy główne działania związane z archiwizacją dokumentów: sporządzanie „Wykazów akt”, przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

„Wykazy akt” są kluczowe dla rejestracji i gromadzenie dokumentacji. Organizacje państwowe swoje wykazy akt muszą budować na podstawie przykładowego „Wykazu akt typowych” zamieszczonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku. Przedsiębiorstwa prywatne mogą również stosować przykładowy wykaz akt typowych w porozumieniu z dyrektorem właściwego im archiwum państwowego.

Archiwizacja dokumentów – co warto wiedzieć?

Akta kategorii „A” muszą być przekazane do miejscowego archiwum państwowego. Dokumentację trzeba odpowiednio uporządkować pod względem rzeczowym i chronologicznym. Teczki zawierające archiwalia muszą być także odpowiednio podpisane m.in. nazwą jednostki i komórki organizacyjnej, symbolem klasyfikacyjnym według „Wykazu akt”, tytułem hasła klasyfikacyjnego obowiązującego w organizacji, sygnaturą teczki i liczbą stron w niej zawartych. Archiwizacja dokumentów obejmuje także brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po upływie czasu jej przydatności. Dokumentacja przeznaczona na makulaturę musi być dokładnie zniszczona. Niszczenie dokumentów można zlecić firmie, która posiada stosowne uprawnienia (przykładowy opis usługi niszczenia dokumentów) lub wykonać je wewnątrz organizacji za pomocą z odpowiednich niszczarek.