Wybór odpowiedniego programu magazynowo-handlowego uzależniony jest od specyficznych wymagań konkretnej firmy. Istotne jest więc określenie własnych potrzeb i sprawdzenie czy dana aplikacja jest w stanie spełnić je wszystkie w zadowalający sposób. Na rynku dostępnych jest wiele praktycznych programów, więc warto dokładnie je przeanalizować i wybrać ten, który najlepiej spełnia konkretne wymogi.
Przede wszystkim należy zastanowić się czy dla naszej firmy wystarczający będzie jeden z gotowych programów czy konieczny będzie dedykowany program handlowo magazynowy. Wybór gotowego programu jest znacznie tańszą opcją, jednak należy pamiętać, że konieczne będzie włożenie wysiłku w jego wdrożenie, ponieważ firma będzie musiała zmienić swoje procedury, aby były zgodne z taką aplikacją. Wygodniejszą opcją jest wybór dedykowanego programu przygotowanego zgodnie z procedurami stosowanymi przez firmę, ale oczywiście opcja ta jest o wiele bardziej kosztowna.
Podstawowe funkcjonalności
Dobry program handlowo magazynowy powinien posiadać funkcje, które umożliwiają i ułatwiają wykonywanie pracy. Konieczny jest więc moduł do generowania i prowadzenia ewidencji oraz dokumentacji z zakresu przyjmowania towaru do magazynu i wydawania go z niego. Dodatkowo przydatne są moduły z zakresu przesunąć wewnątrzmagazynowych czy też wewnętrznego przychodu i rozchodu (opcja ta jest przydatna dla firm posiadających wiele magazynów i swoich oddziałów).
Warto dodać, że porządny program handlowo magazynowy powinien mieć możliwość generowania dokumentów związanych z remanentem czy też zwrotem towaru. Przyda się to w sytuacji, w której klient zwraca towar, a firma handlowa oddaje go producentowi.
Funkcjonalność i łatwa obsługa
Oczywiście każdy dobry program handlowo magazynowy powinien mieć możliwość generowania różnych istotnych dokumentów oraz powinien posiadać wiele przydatnych funkcji, które sprawią, że działania firmy będą ułatwione i nie będą stanowiły żadnych problemów. Z drugiej strony, program handlowo magazynowy powinien być łatwy w obsłudze. Warto więc zwracać uwagę na intuicyjne menu i łatwe do zrozumienia komendy albo ikony. Wiadomo, że nie obejdzie się bez szkolenia w zakresie obsługi takiego programu, ale o wiele lepiej, jeśli nie będzie ono długie i skomplikowane.
Bezpieczeństwo i mobilność
Wiadomo również, że w programie magazynowym podaje się wiele istotnych informacji i danych związanych z prowadzoną działalnością. Często podawane są informacje o towarach i finansach, które stanowią tajemnicę handlową. W związku z tym przy wyborze programu gotowego czy też dedykowanego, należy zwracać uwagę na stosowane zabezpieczenia.
Wiele firm sięga po program handlowo magazynowy, który jest instalowany na komputerach firmowych. Ostatnimi czasy coraz częściej wybierane są jednak programy internetowe, które przechowują podane informacje w chmurze. Oznacza to, że użytkownik posiadający dane dostępowe, może kontrolować wykonywane działania i generować różne dokumenty z dowolnego miejsca i urządzenia (komputer, tablet, smartfon, itp.). Warto więc zastanowić się czy taka mobilność będzie nam potrzebna.