Nie każda osoba wie, w jaki sposób bezpiecznie archiwizować dokumenty. To bardzo istotny proces, do którego trzeba podejść odpowiednio. Wszelkie dokumenty trzeba umieścić w bezpiecznym miejscu, żeby nie uległy uszkodzeniu.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów
Warto zauważyć, że źle zabezpieczone dokumenty w wielu przypadkach naruszają bezpieczeństwo, a ponadto niekorzystnie wpływają na ochronę danych poufnych. Dlatego bardzo istotna jest wiedza dotycząca tego, jak zmniejszyć ryzyko błędów w czasie archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie. Warto dowiedzieć się, co trzeba wiedzieć o takowej czynności. Okazuje się, że niezależnie od wielkości oraz zakresu działalności firmy, w każdym przedsiębiorstwie wymagane jest bezpieczne przechowywanie oraz archiwizowanie nieużywalnych na co dzień informacji. Są na to sprawdzone sposoby. Trzeba zauważyć, że archiwizacja wszelkich dokumentów w siedzibie przedsiębiorstwa wymaga przeznaczenia właściwej przestrzeni magazynowej, a ponadto wdrożenia systemu archiwizacji. Celem jest to, żeby można było bez problemu znaleźć wszelkie niezbędne informacje oraz dokumenty. Co istotne, archiwizacja oraz zarządzanie dokumentów przez przedsiębiorstwo zewnętrzne jest coraz popularniejsze. Oferowana jest kompleksowe skanowanie oraz wysyłanie dokumentów na żądanie. Do tego dolicza się dostarczanie pojedynczych dokumentów w formie papierowej oraz skanowanie papierowych treści przed ich archiwizacją bądź zniszczeniem. Z usług takich firm korzysta coraz więcej przedsiębiorców.
Co warto wiedzieć o archiwizacji dokumentów?
Okazuje się, że w zależności od treści firmowych dokumentów istnieje bardzo dużo ustaw oraz przepisów prawnych regulujących czas obowiązkowego przechowywania wszelkich dokumentów. W praktyce jest tak, że pewne pisma trzeba przechowywać nawet przez 50 lat, co jest ustalone przez obecnie panujące przepisy prawne. Warto powiedzieć nieco o ustawie o rachunkowości oraz o ustawie o ordynacji podatkowej. Według tych aktów prawnych przechowywanie oryginałów oraz kopii faktur VAT bądź ksiąg podatkowych, wynosi 5 lat. Trzeba też powiedzieć o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej według Kodeksu Pracy. W tym przypadku wynosi on 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Co istotne, czas przechowywania dokumentów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych różni się w zależności od ich typów. Wszystko uregulowane jest w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Warto zaznaczyć, że temat archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie często jest zniechęcający, jednakże zdecydowana większość przedsiębiorstw oraz organizacji jest do tego zmuszona przez obecnie panujące przepisy prawne. W Polsce pojawia się jednak coraz więcej firm, które oferują usługi związane z archiwizowaniem wszelkich dokumentów. Niezależnie od tego, czy mowa tutaj o małym przedsiębiorstwie, czy nieco większym, warto poznać wskazówki, które dotyczą archiwizacji dokumentacji.