W wielu firmach i instytucjach znajduje się mnóstwo dokumentów, które z czasem należy archiwizować, nadać im odpowiednią kategorię i przetrzymywać w archiwum zakładowym, bądź oddać do składnicy akt. Czym są kategorie archiwalne, jakie oznaczenia są ogólnoprzyjęte i ile czasu należy przechowywać poszczególne kategorie akt? Oto najważniejsze odpowiedzi na pytania związane z kategoriami archiwalnymi dokumentów.
O to jest kategoria archiwalna?
Kategoria archiwalna jest oznaczeniem tego, jak ważny jest konkretny dokument lub grupa dokumentów i przez jaki czas musi on być przechowywany. Ocena ważności dokumentu następuje na podstawie kwalifikacji dokumentacji, która uwzględnia następujące kryteria podziału:
– kryterium wartości archiwalnej dokumentacji;
– kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik;
– kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.
Jakie kategorie archiwalne dokumentów występują i jak się je oznacza?
Kategorie dokumentów oznaczane są literami łacińskiego alfabetu oraz cyframi arabskimi. Cyfry oznaczają ilość lat przez które dokumenty muszą być przechowywane zanim zostaną przekazane do brakowania.
Wyróżnia się następujące kategorie dokumentacji:
– kategoria „A” – są to najważniejsze dokumenty, które przechowywane są wieczyście, nie niszczy się ich. Do tego rodzaju dokumentów zalicza się dokumenty o dużej wartości historycznej, a także akty powstania przedsiębiorstw, dokumentacja nieruchomości (księgi wieczyste), sprawozdania finansowe. Tego rodzaju dokumenty przez określony czas przechowywane są w archiwach zakładowych, a później przechowywane są w Archiwum Państwowym lub jednym z jego oddziałów;
– kategoria „B” – jest to kategoria dla dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym. Okres przechowywania takich akt liczy się w pełnych latach kalendarzowych i oznacza arabskimi cyframi. Okres przechowywania lat nalicza się od 1 stycznia roku, który następuje po roku wytworzenia dokumentu. Do kategorii „B” zalicza się między innymi dowody księgowe (przechowywane 5 lat), akta osobowe (przechowywane 50 lat), inne dokumenty kadrowe (przechowywane 50 lat), deklaracje podatkowe (przechowywane 5 lat);
– kategoria „BC” – jest to kategoria dla akt o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym;
– kategoria „BE” – jest przeznaczona dla dokumentacji, która zostaje poddana ekspertyzie po okresie wymaganym do jej przechowywania. Taka ekspertyza ma na celu zbadanie czy akta można oddać do brakowania (niszczenia), czy muszą w dalszym ciągu być przechowywane. Wówczas oznaczenie dokumentacji ulega zmianie. Tego rodzaju ekspertyzę przeprowadzają pracownicy Archiwum Państwowego.
Dokumenty z kategorii „B” po upływie określonego czasu zostają przekazane do brakowania. Pracownik archiwum zakładowego przygotowuje spis dokumentacji w trzech egzemplarzach i odpowiednio zabezpiecza dokumenty . Następnie są one przekazywane do niszczenia. Można to zrobić w archiwum lub przekazać do niszczenia specjalizującej się w utylizacji dokumentów firmie. Ważne jest to, aby proces niszczenia dokumentacji został zarejestrowany (przechowywanie danych elektronicznych również wchodzi w grę). Szczególnie jeśli chodzi o bardzo istotną dokumentację zawierającą poufne dane.